Väktarna finns fortfarande kvar och det är inte så att telefonen har tagit över alla deras arbetsuppgifter. Däremot ska den förenkla många arbetsuppgifter, göra pappersarbetet onödigt och ersätta flera av apparaterna väktarna annars får bära med sig i bältet.

Hela den här lösningen cirkulerar runt den handdator som många av G4S väktare bär med sig i bältet och som allt fler av företagets anställda ska utrustas med. När jag träffar Marcus Lindholm Radloff som ansvarar för tjänsten har precis en stor låda med hundra handdatorer av modellen Motorola MC7594 anlänt.

För G4S har handdatorn flera syften och det är bland annat ett sätt för dem att effektivisera verksamheten och att kvalitetssäkra så att man vet att man verkligen levererar det som kunderna sedan betalar för.

För tillfället är säkert G4S mest kända som målet för höstens spektakulära värderån mot företagets depå i Västberga söder om Stockholm, men Marcus och resten av IT-avdelningen sitter på huvudkontoret i Stadshagen, en knapp mil norrut. I en blandning av byggarbetsplats och nyrenoverad arbetsplats berättar Marcus om stegen fram till den lösning de sitter med idag och den har hunnit igenom flera utvecklingssteg.

Från golv till tak med handdatorer

Marcus Lindholm Radloff sitter som ansvarig för mobila tjänster. I företagets stora anläggning i Stadshagen i Stockholm håller man precis på att renovera byggnaden och nyrenoverat fräscht hos G4S blandas med damm och byggställningar i entrén på väg dit. Företaget har ett öppet kontor med arbetsplatser, men it-avdelningen sitter separat för att få något jobb gjort.

– Annars blir man snabbt överöst av frågor och får svårt att få något gjort, säger Marcus medan vi tar oss igenom den ena låsta dörren efter den andra. Mycket riktigt hojtar flera kollegor till i det öppna arbetslandskapet vi passerar och har alla frågor till Marcus. Hans passerkort fungerar som nyckel och väl inne på it-avdelningen efter fyra dörrar med kodlås står kartonger från golv till tak med servrar och handdatorer.

– Vi började i stort sett med att köpa passande prylar på Siba och i nästa steg att höra med leverantörer som kunde möta våra krav. När vi började med det här var det dock snarare leverantörerna som ställde krav på oss och inte tvärtom, säger Marcus Lindholm Radloff som är ansvarig för mobila tjänster på G4S.

Den rollfördelningen är dock förändrad nu. Utrustningen som används är visserligen köpt utrustning från Motorola, men programvara och användning är i stor utsträckning anpassat till de önskemål och behov som G4S har. I grunden till systemet ligger programvaran Precom från Pocketmobile och ovanpå det har både Pocketmobile själva och G4S utvecklat anpassningar för G4S behov. Man arbetar med Windows Mobile och Pocketmobile har fyra personer som arbetar heltid med just G4S som kund och man lanserar nya versioner av programvaran flera gånger per år.

Miljoner på anpassning

Marcus Lindholm Radloff medger att det handlar om åtskilliga miljoner kronor man satsat på just anpassningen, men det är pengar som man räknar med att få igen. Först och främst handlar det om kvalitetssäkring där man ska kunna garantera att man lever upp till sina åtaganden gentemot kund.

– Vi blottar strupen gentemot våra kunder, säger Marcus Lindholm Radloff. Han säger även att G4S inte i första hand konkurrerar genom priset utan att kvaliteten på den tjänst man levererar kommer i första hand.

Programvaran besparar även personalen en hel del pappersarbete och istället för att fylla i blanketter för varje genomfört uppdrag så kan nu väktaren direkt ange i handdatorn vad som skett och kunden kan få rapporter på det sätt de önskar utan att informationen först måste gå igenom ytterligare manuella steg. Enligt Marcus är motsvarande pappersarbete man tidigare tvingades göra i den omfattningen att det tog respektive chef flera timmar per dag att genomföra.

Marcus berättar att han personligen tycker det är viktigt med hur programmet ser ut, att det är enkelt att använda och snyggt helt enkelt.

– Det har nog varit ett av mina bidrag till projektet. Rent tekniskt så kommer det inte alltid fungera. Intrycket man får av applikationen som användare är viktigt och en av flera viktiga faktorer är utseendet, något som ibland glöms bort, anser han.

När väktaren startar applikationen så får han eller hon först ange alla sina personliga uppgifter och gå igenom en checklista. Där bekräftas att man har all nödvändig utrustning, legitimation och korrekt uniform.

Nödlarm med position

En av de viktigste funktionerna är det integrerade nödlarmet som finns i enheten. Det testas med ett serveranrop varje gång man loggar på och påminner var 50:nde minut i enheten så att allt är som det ska vara. En särskild knapp på sidan agerar nödlarm och då går ett larm direkt till kollegor i närheten samt till operatörerna på ledningscentralen. Då kan man även se historik och position på var den larmande vätaren befinner sig och kollegorna ska snabbt kunna hitta dit med inbyggda navigeringen.

Skulle man som väktare befara att man tappar mobiltäckningen, till exempel när man är på väg ner i en källare, så kan man sätta en timer så att ett larm går om man inte hör av sig inom exempelvis tio minuter.

Från ledningscentralen kan operatörerna, förutom larm, även se var varje väktare är för att snabbt kunna ge nya uppdrag till den som är närmast. Väktaren själv kan också se sin status och de kompetenser och utbildningar som finns registrerade. Operatörerna ger vart och ett av de nya uppdrag som kommer in till den bäst lämpade väktaren och har man till exempel inte utbildning som ordningsvakt så får man inga uppdrag där den krävs. Ser man som väktare att kompetensinformationen i applikationen inte stämmer kan man ta upp det med sin chef så att operatörerna hos ledningscentralen kan se korrekt information.

Den här kontrollen kan även ske i omvänd riktning. Om man till exempel märker att en väktare inte loggat på i sin enhet när arbetspassets skulle inledas så kan en rapport gå till väktarens chef som då kan ringa och väcka den som försovit sig, eller undersöka om orsaken är en annan.

Tomtom integrerat

När väktaren kommer ut på ett inbrottslarm kan han först och främst få uppdraget i sin handdator och han kan hitta till rätt adress med hjälp av integrerade navigationen från Tomtom. Även om Tomtom är en egen modul i programmet så är allt integrerat. När larmet kommer till väktaren så kan han få vägvisning antingen till nyckeldepån där rätt nyckel finns eller direkt till larmplatsen.

– Tidigare använde vi mest taxikarta, men en del såg även till att ta med sig en privat gps till bilen, kommenterar Stefan Westlin kundansvarig gruppledare på G4S och därmed en av dem som verkligen använder systemet i sitt arbete.

Det blev mycket bläddrande i taxikartan för väktaren som idag, i alla fall hos G4S, inte bara väktare utan även en snickare, glasmästare och reparatör. Med sig i bilarna har de ofta en extra glasskiva, reglar låskolvar, helt enkelt de vanligaste byggvarorna för att åtgärda skadegörelse.

Om det larmar kan med andra ord en och samma person ta hand om larmet och rapportera till polis, fakturering, ledningscentral och kunder med handdatorn. Sedan kan han fixa eventuell skadegörelse på plats och i handdatorn specificera för fakturering av varje liten skruv som används.

– Det är jag särskilt nöjd med, säger Marcus. Idag har G4S samma pris för alla standardiserade produkter man använder i det sammanhanget och det förenklar flera steg, bland annat faktureringen, när en speciell skruv kostar lika mycket oavsett om det gäller en reparation i Malmö eller Katrineholm. Särskilt i Malmö har man problem med skadegörelse och där har G4S stora Mercedes-bussar där till och med tryckluftsverktyg ingår i utrustningen. Marcus pratar lyriskt om dessa men vi får tyvärr aldrig möjlighet att titta närmare på dem.

Farfarsmetod och superusers

Mottagandet från personalen har varit relativt bra även om det knorrats en del i leden.

– Vi är nog alla så att vi inte gillar förändringar, säger Stefan Westlin.

Det har hänt att de haft en lösning som väktarna lärt sig och är nöjda med för att sedan få en uppgradering full av barnsjukdomar. Alla är inte nöjda och kan ibland fråga sig varför man ska introducera nya lösningar när de gamla just börjat fungera felfritt. Förutom att tekniken i det här fallet bidrar till stora kostnadsbesparingar och till kvalitetskontroll för G4S försöker även it-avdelningen som administrerar den här lösningen vara lyhörda för synpunkter från fältet.

– Om vi testat en ny handdator och efter ett tag kommer fram till att den till exempel inte passar i bältet vid alla tillfällen kan vi gå tillbaka till it-avdelningen och säga att vi borde flytta den här knappen ett par millimeter och då försöker de fixa det, säger Stefan Westlin som har den praktiska erfarenheten av handdatorn ute i verkligheten.

Utbildningen sköter man med hjälp av superusers så att användarna sedan kan lära av varandra; farfarsmetoden, som Marcus Lindholm Radloff kallar det. Det handlar helt enkelt om att några anställda får en mer omfattande kurs i systemet för att sedan kunna agera lärare på sin arbetsplats. Varje enhet ska ha tillräckligt med superusers för att kunna utbilda nya väktare och finnas som resurs till den som behöver hjälp med systemet. Superusers utbildas av företagets it-avdelning och får sedan löpande information om utvecklingen av systemet för att kunna föra vidare den informationen i organisationen.

I programvaran har man integrerat ett stort antal olika moduler och den är anpassad för 40 olika tjänster och arbetsuppgifter inom G4S så den används i en hel rad olika sammanhang inom bolaget. Stefan visar funktionerna genom att läsa in mitt personnummer från körkortet med streckkodsläsaren och väktaren kan ta bilder och skicka i rapporter när det behövs.

Som kund till G4S kan man sedan välja hur man vill ha sin rapportering. Den information som väktaren trycker in under uppdraget är direkt grund för faktureringen och hela G4S Pilot är kopplat till affärssystemet SAP. Förutom att G4S kan fakturera för varje minut man arbetat åt en kund så kan kunden få rapporter via till exempel sms, fax eller brev beroende på hur de vill ha det. En webbsida med inlogg finns också tillgänglig och statistik som hela systemet genererar kan till och med ha ett samhällsvärde, när den väl anonymiserats.

Kopplat till systemet finns även ett omfattande webbgränssnitt där personal på G4S kontor kan följa allt som händer, godkänna händelser och få information om all aktuell status på olika områden de berörs av.

Bara Windows Mobile

Rent tekniskt så använder G4S windowsbaserade handdatorer från Symbol och efter att ha standardiserat allt på Windows Mobile och använt en enskild modell så har man nu börjat ta in flera modeller från Symbol i takt med att resurserna för till exempel support kan hantera det. När det gäller just enheten så är det batteritiden som är den mest kritiska faktorn, betydligt mera än till exempel mobiltäckningen. En väktare får arbeta pass om högst 13 timmar och för det visar Marcus ett jättebatteri för handdatorn som klarar de passen. Då blir drifttiden 18 timmar.

Programvaran och hela lösningen G4S Pilot används förutom i Sverige även i en del andra länder där G4S finns representerade och då är Danmark ett av de länder som kommit långt. Där tvingades man plötsligt byta ut hela radiosystemet, en funktion som handdatorn helt enkelt fick ta över. Nu använder man push to talk direkt via handdatorn för all röstkommunikation och slipper den vanliga komradion som man tidigare använde.

I Belgien har man dessutom börjat använda sina handdatorer som programmerbara nycklar.

– Ni måste komma tillbaka om ett år, avslutar Marcus.

– Då har det hänt ännu mer, säger han, och han verkar säker på sin sak.