Tips: Organisera dig med mobilen

Jag får ofta höra att jag är strukturerad och ordningssam, och jag brukar svara att det är för att annars skulle jag inte komma ihåg någonting och inte få någonting gjort. Det ligger ett arbete bakom att ha ordning på tillvaron, och det är ett område där mobilen kan vara verkligt arbetsbesparande genom att vara din digitala hjälpreda.

De flesta verktyg du behöver finns redan i din mobil, och gör de inte det är de lätta att ladda ner via appbutiken. Det svåra är inte att använda dem på rätt sätt utan att hitta ett sätt att organisera sig som passar just dig. Vi fungerar alla lite olika och om kalendern är det perfekta hjälpmedlet för en person kanske den inte fungerar alls för en annan. Snarare än att använda alla sätt i den här artikeln föreslår vi att du använder den som inspiration, att du provar dig fram och väljer något eller några av dem som passar dig bäst om du vill få bättre struktur på tillvaron.

Kalendern

Alla mobiler har en förinstallerad kalender-app, och genom att synkronisera den, mot Google-kalendern, Apples Icloud-kalender eller Microsoft Outlook kan du dessutom komma åt samma kalender både på mobilen och på datorn. Att den finns tillgänglig på flera enheter samtidigt är ofta ett stort plus som vi kommer återkomma till, för det är ofta skönare att mata in data från en dator än en mobils skärmtangentbord.

I kalendern, oavsett om du har en Iphone eller en Samsung eller annan Androidmobil, kan du välja mellan olika översiktsvyer, där du kan se vad som händer idag, i veckan, hela månaden eller någon form av agendavy där de kommande händelserna listas utan att ritas in i en kalendervy.

Lägger du in dina kommande händelser får du förstås en visuell presentation av vad som är på gång, men det är två funktioner vi tänkte fokusera särskilt på, och det är påminnelser och upprepade händelser.

Påminnelser innebär att du sätter ett larm en stund innan händelsen äger rum. I en del kalender-appar är ett sådant larm förinställt när du skapar en händelser, i andra måste du gå in och göra det själv. Oavsett vilket gäller det att sätta ett lämpligt tidsintervall för att påminna dig. Du har ingen glädje av att ha ett larm om en läkartid tio minuter i förväg, då är det för sent. Om du å andra sidan sätter ett larm om ett jobbmöte en timme innan hinner du glömma det när det väl är dags för mötet. Det bästa är om larmet är en stund innan du måste agera på det, om det nu är att ta bussen eller koppla upp sig mot Zoom.

Även om vissa kalenderappar låter dig snooza en påminnelse är de rätt lätta att avfärda. Antingen genom att du sveper bort den eller helt enkelt inte hör signalen eller ser aviseringsmeddelandet. Om du vet med dig att du har lätt att glömma aviseringar kan du behöva någon av de mer påstridiga metoderna i den här artikeln för att passa dina tider.

Upprepade händelser innebär att du skriver in i kalendern att en händelse ska ske mer än en gång. Ofta kan du välja tidsintervall, till exempel varje dag, en gång i veckan, På den här dagen i månaden och så vidare. Du kan också välja hur länge det ska pågå, kanske för all framtid. 

På så sätt kan du i kalendern skapa rutiner för saker du gör regelbundet men ändå har lätt att glömma. Det här fungerar förstås bäst som påminnelser för saker du gör vid en viss tid på dagen, men är det något du brukar göra en gång i månaden är det kanske inte så noga på vilken tid du lägger in händelsen. Det viktiga är då att du får aviseringen om att det är dags att göra detta.

Alarm

De flesta använder nog telefonens alarm som väckarklocka. Jämfört med en vanlig väckarklocka har telefonen fördelen att du egentligen kan ställa in hur många larm som helst, och du kan välja när på dagen och vilka veckodagar de ska ske, och om de ska upprepas. Du kan dessutom oftast skriva in ett tillhörande meddelande så du vet vad larmet gäller.

Den stora fördelen med ett larm, jämfört med till exempel en kalenderpåminnelse är att det är svårare att strunta i. En avisering hörs en gång och är sedan tyst, ett alarm slutar inte förrän du har agerat på det, antingen genom att snooza eller stänga av det. När du gör det fattar du dessutom ett beslut just om du ska snooza alarmet eller stänga av det. Vet du med dig att du behöver en påminnelse till, snooza det.

Precis som för påminnelser i kalendern gäller det att sätta larmet i rimlig tid i förhållande till det du ska göra, det vill säga när det är dags att packa ihop för att ge dig av till din träning, inte när träningen börjar.

Alarm kan på detta sätt vara till hjälp med att bygga rutiner, men det är bra att vara lite sparsam med dem. Har man flera larm om dagen kan man dels börja glömma bort vilket som är vilket, dels sluta ta dem på allvar. Ett hjälpmedel du kan använda här är att sätta olika ljud på olika återkommande larm.

Ett annat möjligt problem med alarm är att de inte synkar mellan enheter. Det är förstås bra för det mesta, men om du använder till exempel din surfplatta för att organisera dig och du inte är vid den när alarmet går ligger den och ringer tills den ger upp, och kanske driver grannarna till vansinne.

Anteckningar

Anteckningar är givetvis det mest fria sättet att organisera dig med. Det finns många anteckningsappar att välja mellan. Har du en app förinstallerad är den ofta bra och synkar innehållet mellan dina enheter. Andra anteckningsappar värda att nämna är Google Keep, Simplenote och Evernote. Om du känner dig mer strukturerad med bildstöd går det ofta att lägga in bilder i anteckningarna, och de flesta appar tillåter till och med att du skriver för hand. För att det ska bli bra bör du helst ha en mobil eller surfplatta med pekpenna.

Fördelen med anteckningar är som sagt att du har stora friheter att själv skapa dina egna sätt att strukturera dig på, oavsett om det är en stor mind map eller separata anteckningar för olika syften. Nackdelen är ungefär densamma. Behöver du hjälp att strukturera upp tillvaron är inte nödvändigtvis frihet att göra vad du vill det bästa sättet. 

De flesta antecknings-appar låter dig också lägga in kryssrutor i dina anteckningar. Det leder oss in på…

Checklistor och att-göra-appar

För många är förmodligen det enklaste sättet att hålla ordning på tillvaron att helt enkelt ha en lista med saker man behöver göra. Appar med checklistor har vanligen kryssrutor som du kan kryssa i när du utfört uppgiften. Det är både tillfredsställande att se en uppgift försvinna och kan vara till hjälp då du inte bara kan se vad du har kvar när dagen är slut, utan också vad du har åstadkommit i form av utförda uppgifter.

Exempel på bra anteckningsappar för krysslistor är Google Keep, Simplenote, men också specialiserade att göra-appar som Todoist, Microsoft To Do och Toodledo.

En funktion som du gärna vill ha till dina krysslistor är möjligheten att nollställa dem. På så sätt kan du skapa särskilda listor för komplicerade rutiner som du gör mer än en gång, men där du lätt glömmer något. Ett exempel är packlistor. Om du har skapat en universell packlista för när du ska ut och resa där allt du kan tänkas behöva är uppskrivet kan du börja packningen med att kryssa för allt som inte gäller för just den resa du ska på. Ett enklare exempel är en lista över allt du behöver komma ihåg att packa med dig när du ska gå och träna, som handduk, hänglås och deodorant. Tränar du på gym kanske du vill ha en checklista över vilka övningar du gör, men då är det läge att skaffa en särskild träningsapp, och det är ett ämne för en annan artikel.

En annan bra funktion är möjligheten att dela checklistor. På så sätt kan man till exempel ha en gemensam inköpslista för familjen där alla kan skriva upp om något tar slut i hushållet.

Specialiserade att-göralisteappar låter dig ofta skapa mer avancerade strukturer. Du kan märka upp dina att-görapunkter med taggar och därmed sortera dem i kategorier. Du kan sätta prioritet på dem så att de sorteras i viktigast först. Du kan ge dem ett datum när de ska vara klara och sätta en påminnelse som gör att telefonen ger dig en avisering när du måste vara klar med uppgiften.

Allt det här kan naturligtvis skapa bättre struktur, men det ger också mer administration. Är “hämta paket” en trea eller en fyra i prioritet? Det kanske måste göras i veckan men inte idag? Risken är att du får en att göra-lista som blir dåligt underhållen och du därför inte tar på allvar. Det kan fungera minst lika bra med en enklare struktur, till exempel en lista på saker det vore bra att få gjort de närmsta dagarna och en annan med saker som behöver bli gjorda på längre sikt, där du flyttar punkter mellan listorna allteftersom du betar av dem. Ett annat förslag är en lista för saker att få gjorda på jobbet och en annan för fritiden.

Avslutning

Det sätt att organisera dig med mobilen som passar dig bäst, består förmodligen av en kombination av ovanstående appar, och kanske inte använda exakt som vi beskrivit det. Men förhoppningsvis har du hittat inspiration till hur du själv kan hitta den struktur som bäst hjälper dig att ha ordning på tillvaron.